HR Analytics – Segen oder Fluch?

22. Juni 2018

HR Analytics – Segen oder Fluch?

Analyse-Tools, die auf E-Mails, Kontakte und Kalender von Mitarbeitern im Unternehmen zugreifen, werden immer häufiger. Dadurch sollen die Arbeitsabläufe und die Zufriedenheit der Arbeiter optimiert werden. Solche Möglichkeiten bringen viele Vorteile mit sich. Dass es aber auch Pflichten für das Unternehmen begründet, welche das sind und wie Datenschutzverstöße zu vermeiden sind, erklären Jana Schminder (Support Lawyer) und Sascha Kremer (Gründer) in der HR Performance 3/2018. Hier haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.

Die Vorteile

HR Analytics kann der Arbeitgeber nutzen, um die Abläufe in seinem Unternehmen besser nachvollziehen und interpretieren zu können. Mit diesem Verständnis kann er die Zielsetzung seines Unternehmens zukünftig optimieren.

Die Anwendung

HR Analytics kann in vielen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden.

Der Bewerbungs- und Einstellungsprozess wird effektiver gestaltet, indem durch vorherige Analyse die Bewerber ausgewählt werden, die (vermeintlich) am besten ins Unternehmen passen würden. Durch Leistungsanalyse der Mitarbeiter kann der Arbeitgeber gezielte Motivationsschritte einleiten, um den bestmöglichen Effekt hervorzurufen. Gleichzeitig können durch Analyse Kündigungen vorgebeugt und Jahresziele der Einsatzverteilung der Mitarbeiter angepasst werden.

Rechtliche Vorgaben

Bei der Vielfältigkeit der Nutzungsmöglichkeiten von HR Analytics ist aber zu beachten, wo Analysen tatsächlich notwendig sind und welche rechtlichen Vorgaben beachtet werden müssen.

Mitbestimmungsrecht

Da die Analyse von Daten grundsätzlich auch zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist, müssen in vielen Unternehmen Mitbestimmungsrechte wie die vom Betriebsrat (§ 87BetrVG) beachtet werden.

Datenschutz

Gemäß dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO) muss sich die Datenverarbeitung auf das notwendige Maß beschränken. Bei der Analyse im Unternehmen sollte also darauf geachtet werden, dass das zweckgebundene Maß der Datenverarbeitung nicht überschritten wird. Dabei kann auch die Pseudonymisierung von Daten helfen, wodurch diese den individuellen Personen nicht mehr zugeordnet werden kann.

Spezieller Beschäftigtendatenschutz

Speziell relevant ist hier der § 26 BDSG-neu, der besondere Bedingungen im Bezug auf den Umgang mit Beschäftigtendaten stellt. So bedarf es in Fällen, die nicht die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder die darin beinhalteten Rechte und Pflichten betreffen, einer gesonderten Abwägung zwischen dem Interesse des Arbeitgebers zur Analyse einerseits und der Beeinträchtigung des Arbeitnehmers andererseits. Der Einsatz von Analyse-Tools unterliegt also dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit. Folglich erfordert die Analyse einen legitimen Zweck,  zu dessen Erreichen sie geeignet, erforderlich und angemessen sein muss. Nur, wenn diese Prüfung zugunsten des Arbeitgebers ausfällt, kann eine Datenverarbeitung zu Analysezwecken erfolgen.

Einwilligung von Beschäftigten

Natürlich steht es den Beschäftigten offen, in die Verarbeitung ihrer Daten einzuwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. c, Art. 7 DS-GVO). Dies ist besonders dann anerkannt, wenn die Ziele des Arbeitgebers einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil für den Arbeitnehmer begründen (§ 26 Abs. 2 S. 2 BDSG-neu). Problematisch ist, dass die Informationspflicht bei der Datenverarbeitung zu Analysezwecken oft erst nach der Datenauswertung effektiv möglich ist, da erst zu diesem Zeitpunkt der tatsächliche Zweck deutlich wird.

Fazit

Die Datenverarbeitung zu Analysezwecken ist ein hilfreiches Tool für Unternehmen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ziele zu erreichen. Ihre Nutzung kann aber auch einen großen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer bedeuten. Von einer Dauerüberwachung sollte deshalb abgesehen werden. So kann HR Analytics von Beschäftigten und Arbeitgebern als Tool genutzt werden ohne die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer zu verletzen.

 

 

Den vollständigen Aufsatz finden Sie hier.

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